Prowadzenie sprzedaży na rzecz osób fizycznych wiąże się z konkretnymi obowiązkami ewidencyjnymi i technicznymi. Sprawdź, jakimi.
W tym artykule wyjaśniam trzy najczęstsze kwestie, które budzą wątpliwości wśród przedsiębiorców: kiedy trzeba mieć kasę fiskalną, kto musi zapewnić płatność bezgotówkową i jak prowadzić ewidencję sprzedaży przy zwolnieniu z VAT.
Obowiązek zapewnienia płatności bezgotówkowej
Zgodnie z przepisami, przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych muszą zapewnić możliwość zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego – czyli np. kartą, BLIK-iem czy przelewem.
Jednak ten obowiązek dotyczy wyłącznie tych, którzy mają obowiązek stosowania kasy fiskalnej.
Jeśli korzystasz ze zwolnienia z kasy (np. ze względu na niski obrót), nie musisz udostępniać klientom płatności bezgotówkowych.
Kasa fiskalna – kto musi ją mieć?
Co do zasady, przedsiębiorcy sprzedający towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej są zobowiązani do posiadania kasy fiskalnej, chyba że korzystają ze zwolnienia.
Najczęstsze zwolnienie to limit obrotu – 20 000 zł rocznie. Jeśli jednak prowadzisz sprzedaż tylko przez część roku, limit oblicza się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia sprzedaży w danym roku.
Uwaga: jeśli raz przekroczysz limit, nie możesz już powrócić do zwolnienia z kasy fiskalnej w kolejnych latach – obowiązek staje się trwały.
Istnieją również inne zwolnienia z obowiązku posiadania kasy – np. dla określonych rodzajów usług lub sposobu sprzedaży. W razie wątpliwości zawsze możesz zapytać biuro – pomożemy Ci ustalić, czy możesz z nich skorzystać.
Ewidencja sprzedaży – obowiązkowa, nawet bez kasy i bez VAT
Jeśli nie masz obowiązku kasy fiskalnej, i tak musisz prowadzić ewidencję sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Dotyczy to również przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT.
Taka ewidencja powinna zawierać m.in. datę sprzedaży i wartość dzienną obrotu. Może być prowadzona w zwykłym zeszycie, prostym arkuszu Excel lub w specjalnie przygotowanej książeczce ewidencji sprzedaży, które można kupić w sklepach papierniczych lub online.
Pamiętaj: dane z tej ewidencji muszą być regularnie przekazywane do biura rachunkowego – w każdym okresie rozliczeniowym (np. miesięcznie).
O tym musisz pamiętać
| Obowiązek | Dotyczy | Co robić? |
|---|---|---|
| 💳 Zapewnienie płatności bezgotówkowej | Tylko przy obowiązku kasy fiskalnej | Udostępnić terminal lub inny instrument płatniczy |
| 🧾 Kasa fiskalna | Gdy przekroczysz limit lub sprzedajesz „obowiązkowe” towary/usługi | Zakupić i zainstalować kasę we właściwym terminie |
| 📔 Ewidencja sprzedaży | Wszystkich bez kasy, także nievatowców | Prowadzić zapisy sprzedaży i przesyłać dane do biura |
Prawidłowe prowadzenie ewidencji i stosowanie się do obowiązków płatniczych to nie tylko kwestia przepisów – to także element, który może uchronić Cię przed niepotrzebnymi karami przy kontroli. Masz wątpliwości, czy obowiązek Cię dotyczy? Skontaktuj się z naszym biurem – wspólnie to sprawdzimy!
