Zasady współpracy

Płatności gotówkowe i bezgotówkowe

Ograniczeniu podlega obrót gotówkowy pomiędzy przedsiębiorcami (zarówno krajowymi jak i zagranicznymi). Limitem, powyżej którego dozwolone są jedynie płatności bezgotówkowe, wynosi 15.000 zł brutto.

Jest to wartość pojedynczej transakcji, niezależnie od liczby rat.

Jako wartość transakcji należy rozumieć sumę wszystkich płatności wynikających z umowy.

Np.

Zawarliśmy umowę najmu lokalu na 2.000 zł brutto miesięcznie. Jeżeli jest to umowa na okres jednego roku, to łączna wartość transakcji wynosi 24.000 (12×2.000) i obowiązkowo poszczególne miesięczne czynsze musimy opłacać przelewem/Blikiem/kartą itp.

Jeżeli natomiast umowa zawarta jest na czas nieokreślony, za 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia, to co miesiąc możemy właścicielowi lokalu płacić gotówką/przekazem pocztowym, ponieważ wartość transakcji wynosi 6.000 (3×2.000).

Powyższe dotyczy również płatności w walutach obcych, po przeliczeniu na złotówki średnim kursem NBP z dnia poprzedzającego transakcję.

Konsekwencją niedopilnowania tego obowiązku jest brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych. Wyłączeniu z kosztów podlega nie tylko nadwyżka ponad 15.000, ale całej płatności dokonanej z pominięciem rachunku bankowego.

Przed dokonaniem płatności powyżej 15.000 zł na rzecz czynnego podatnika VAT koniecznie należy zweryfikować jego rachunek na białej liście podatników VAT.

Koniecznie poinformuj księgową jeżeli zdarzyła Ci się płatność gotówką powyżej 15.000 zł. Najlepiej umieść odpowiednią adnotację na fakturze.

Biała lista podatników VAT

Biała lista to narzędzie do sprawdzania kontrahentów, podatników VAT. Wśród widocznych informacji znajdują się m.in.: nazwa, numeru identyfikacyjne, adres, dane osób upoważnionych do reprezentacji, status podmiotu oraz numery rachunków bankowych, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (nie są widoczne prywatne ROR-y).

Nie dokonuje się bezpośredniego zgłoszenia do Białej Listy. Dane zaciągane są z innych rejestrów (CEIDG, KRS). Obowiązkiem przedsiębiorcy jest ich bieżąca aktualizacji. Zgłaszać należy każdy adres prowadzenia działalności (każdy sklep, magazyn itp.) oraz każdy rachunek bankowy, nawet jednodniową lokatę bankową.

Przedsiębiorcy maja obowiązek korzystać z rachunków widocznych na tej liście przy transakcjach powyżej 15.000 zł, bez względu na liczbę płatności, na które transakcja została podzielona. Numer konta należy weryfikować w dniu zlecenia przelewu i najlepiej zarchiwizować potwierdzenie weryfikacji.

Konsekwencje:

– brak możliwości zaliczenia płatności do kosztów podatkowych,

– ponoszenie solidarnej odpowiedzialności całym swoim majątkiem za niezapłacony przez sprzedawcę podatek VAT proporcjonalnie przypadający na dostawę towarów lub świadczenie usług, której płatność dotyczyła.

Od sankcji można uwolnić się informując o tym fakcie urząd skarbowy w ciągu 7 dni od zrobienia przelewu. Trzeba więc działać szybko, nie czekając na przekazanie dokumentów do księgowości.

Mechanizm podzielonej płatności/MPP/Split payment

Mechanizm podzielonej płatności polega na tym, że płatność za towar lub usługę realizowana jest specjalnym przelewem i zostaje rozdzielona na kwotę netto i VAT. Kwota netto trafia na rachunek bieżący sprzedawcy, a kwota podatku VAT na tzw. rachunek VAT.

Rachunek VAT zakładany jest automatycznie przez bank do każdego rachunku firmowego, niezależnie od tego, czy właściciel jest VATowcem. Środkami zgromadzonymi na tym rachunku przedsiębiorca może dysponować w ograniczonym zakresie płatności

– kwoty VAT za towary i usługi na rachunek VAT kontrahenta,

– na rachunek urzędu skarbowego wybranych podatków (głównie VAT i podatki dochodowe),

– należności z tytułu składek do ZUS lub KRUS

Obowiązkowy split payment

Obowiązkowo musisz korzystać z mechanizmu podzielonej płatności jeżeli:

1. sprzedaż dotyczy towarów lub usług „wrażliwych”, czyli wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o podatku od towarów i usług oraz jednocześnie

2. kwota należności ogółem z faktury przekracza 15.000 zł brutto.

Towary i usługi wrażliwe to m.in. dostawa płyt, arkuszy, folii i pasów z tworzyw sztucznych, wyroby ze stali, srebra, złota, aluminium, miedzi, elektronicznych układów scalonych, komputerów, dysków twardych, telefonów, telewizorów, aparatów fotograficznych i kamer cyfrowych, części do silników spalinowych, odpadów i surowców wtórnych, paliw, a także usługi budowlane i sprzedaż detaliczna części samochodowych.

Koniecznie trzeba stosować MPP, jeśli choćby jedna pozycja na fakturze o całkowitej wartości powyżej 15 tys. zł, dotyczy towaru lub usługi z załącznika nr 15.

Obowiązkiem sprzedawcy jest oznaczenie takiej faktury adnotacją „Mechanizm podzielonej płatności”. Obowiązkiem kupującego jest dokonanie płatności w tym reżimie, nawet jeżeli brak takiej adnotacji na fakturze.

Sankcje dla sprzedawcy za brak oznaczenia na fakturze:

Ustalenie dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości 30% kwoty podatku VAT z faktury. Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą poniosą odpowiedzialność za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe i mogą otrzymać grzywnę do wysokości 180 stawek dziennych (nawet 5,4 mln zł).

Można uniknąć sankcji jeżeli kontrahent, pomimo braku adnotacji na fakturze, opłacając ją, zastosuje podzieloną płatność.

Sankcje dla kupującego

Można uniknąć sankcji, jeżeli sprzedawca prawidłowo rozliczy podatek VAT.

Prawidłowo oznaczona faktura, która nie zostanie opłacona jako MPP nie może stanowić kosztu podatkowego.

Opłacając faktury powyżej 15.000 zł musisz więc zachować szczególną czujność i natychmiast poinformować księgową o uchybieniu obowiązkom.

Dobrowolny split payment

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą i podatnikiem VAT, to mechanizmem podzielonej płatności możesz regulować każde zobowiązanie za towary i usługi zakupione od innego vatowca. Decyzję o płatności podejmuje nabywca. Sprzedawca nie ma prawa zabronić dokonania płatności na rachunek VAT. Nie ma tu znaczenia ani wartość faktury, ani czy transakcja dotyczy towarów i usług „wrażliwych”, z załącznika do ustawy.

Główne korzyści:

– domniemanie dochowania należytej staranności

– brak sankcji za przelew spoza białej listy

– brak karnych odsetek za zwłokę (z pewnymi ograniczeniami)

Kody GTU

Czym są kody GTU, dlaczego ich podanie jest istotne i dlaczego w niektórych przypadkach – zwłaszcza w przypadku GTU-12 – nie zawsze mogę samodzielnie przypisać odpowiedniego oznaczenia do faktury.

Czym są kody GTU?

Kody GTU to specjalne oznaczenia stosowane w pliku JPK_VAT, które wskazują na sprzedaż określonych towarów lub usług objętych szczególną kontrolą fiskalną. Wprowadzenie tych kodów miało na celu uszczelnienie systemu podatkowego i skuteczniejszą walkę z wyłudzeniami podatku VAT.

Wyróżniamy 13 kodów GTU (od GTU-01 do GTU-13), które dotyczą m.in. sprzedaży paliw, leków, metali szlachetnych, elektroniki, odpadów, a także określonych usług:

- GTU-01 – Napoje alkoholowe

- GTU-02 – Paliwa

- GTU-03 – Oleje opałowe

- GTU-04 – Wyroby tytoniowe

- GTU-05 – Odpady

- GTU-06 – Urządzenia elektroniczne

- GTU-07 – Pojazdy oraz części samochodowe

- GTU-08 – Metale szlachetne

- GTU-09 – Leki i wyroby medyczne

- GTU-10 – Budynki i grunty

- GTU-11 – Uprawnienia do emisji gazów cieplarnianych

- GTU-12 – Usługi niematerialne

- GTU-13 – Usługi transportowe i magazynowe

Dlaczego musisz podawać kody GTU?

Dla większości kodów GTU jestem w stanie samodzielnie określić, czy powinny znaleźć się na fakturze – bazując na opisie sprzedaży. Jednak w trosce o poprawność raportowania do urzędu skarbowego wymagam, aby klienci samodzielnie wskazywali odpowiednie kody GTU. Można to zrobić na dwa sposoby:

- Bezpośrednio na fakturze – oznaczenie może być wpisane ręcznie lub przez program do fakturowania.

- W Portalu Biura – wystarczy dodać notatkę do przesyłanej faktury sprzedażowej.

Podanie kodu GTU jest szczególnie istotne w przypadku niektórych towarów i usług, gdzie ich klasyfikacja może zależeć od szczegółowych informacji, które nie zawsze wynikają bezpośrednio z faktury.

GTU-12 – dlaczego nie mogę przypisać go samodzielnie?

Kod GTU-12 budzi najwięcej wątpliwości, dlatego poświęcam mu osobną sekcję. Dotyczy on usług niematerialnych, takich jak:

- doradztwo,

- usługi księgowe,

- usługi prawne,

- usługi zarządcze i firm centralnych

- usługi marketingowe i reklamowe,

- usługi badania rynku i opinii publicznej,

- usługi badań naukowych i prac rozwojowych,

- usługi szkoleniowe.

Problem z GTU-12 polega na tym, że często nie da się jednoznacznie określić, czy dana usługa faktycznie podlega pod ten kod. Przykładowo:

- Nie każda konsultacja techniczna będzie doradztwem objętym GTU-12.

- Usługa informatyczna może, ale nie musi podlegać pod GTU-12 – zależy to od jej charakteru.

- Audyty i analizy również mogą podlegać pod GTU-12, ale ich zakres musi być dokładnie określony.

Dlatego nie jestem w stanie samodzielnie zdecydować, czy GTU-12 powinno się znaleźć na fakturze. To Ty, jako sprzedawca, najlepiej wiesz, czy świadczone przez Ciebie usługi spełniają kryteria tego kodu. W związku z tym zawsze podawaj GTU-12, jeśli uważasz, że Twoja usługa może podlegać pod ten kod.

Dodatkowym problemem są faktury z bardzo ogólnikowym opisem, np. „Usługa zgodnie z umową”, „Świadczenie usług według zamówienia” itp. W takich przypadkach zupełnie nie wiadomo, czego dotyczy sprzedaż – czy jest to doradztwo, administracja, transport, czy coś zupełnie innego. Bez konkretnych informacji nie mogę przypisać kodu GTU, a każda pomyłka może wiązać się z odpowiedzialnością. Dlatego proszę – staraj się jak najdokładniej opisywać faktury!

Po więcej informacji o GTU-12 możesz zajrzeć tutaj:
👉 https://jpk.info.pl/kod-gtu-12-swiadczenie-uslug-o-charakterze-niematerialnym/

Oznaczenie TP – transakcje z podmiotami powiązanymi

Oprócz kodów GTU w pliku JPK_VAT istnieją także inne oznaczenia, a jednym z nich jest TP (Transakcje Powiązane).

Kiedy stosuje się oznaczenie TP?

Oznaczenie TP stosuje się w sytuacji, gdy sprzedaż dotyczy podmiotu powiązanego z podatnikiem, np.:

- między spółkami należącymi do tej samej grupy kapitałowej,

- między członkami rodziny,

- między wspólnikami spółki,

- między firmą a jej właścicielem.

Nie zawsze łatwo określić, czy dany kontrahent jest powiązany, dlatego warto o tym pamiętać i w razie wątpliwości skonsultować się z biurem rachunkowym.

Kody GTU – to warto wiedzieć

- Podawanie kodów GTU jest obowiązkowe w pliku JPK_VAT (dla tych wybranych grup towarowo-usługowych).

- Możesz wpisać kod GTU bezpośrednio na fakturze lub dodać go jako notatkę w Portalu Biura.

- GTU-12 dotyczy usług niematerialnych i trudno go jednoznacznie przypisać – dlatego to klient powinien sam go wskazać.

- Oznaczenie TP dotyczy transakcji między podmiotami powiązanymi i również wymaga uwagi.

- Ogólnikowy opis usługi na fakturze utrudnia prawidłową klasyfikację – im konkretniej, tym lepiej!

Prawidłowe stosowanie tych oznaczeń pomoże uniknąć błędów w rozliczeniach i zapewni zgodność z obowiązującymi przepisami. Jeśli masz wątpliwości, zawsze możesz skonsultować się z naszym biurem rachunkowym! 😊

Kasa fiskalna, płatności bezgotówkowe i ewidencja sprzedaży

Prowadzenie sprzedaży na rzecz osób fizycznych wiąże się z konkretnymi obowiązkami ewidencyjnymi i technicznymi. Sprawdź, jakimi.

Obowiązek zapewnienia płatności bezgotówkowej

Zgodnie z przepisami, przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych muszą zapewnić możliwość zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego – czyli np. kartą, BLIK-iem czy przelewem.

Jednak ten obowiązek dotyczy wyłącznie tych, którzy mają obowiązek stosowania kasy fiskalnej.
Jeśli korzystasz ze zwolnienia z kasy (np. ze względu na niski obrót), nie musisz udostępniać klientom płatności bezgotówkowych.

Kasa fiskalna – kto musi ją mieć?

Co do zasady, przedsiębiorcy sprzedający towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej są zobowiązani do posiadania kasy fiskalnej, chyba że korzystają ze zwolnienia.

Najczęstsze zwolnienie to limit obrotu – 20 000 zł rocznie. Jeśli jednak prowadzisz sprzedaż tylko przez część roku, limit oblicza się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia sprzedaży w danym roku.

Uwaga: jeśli raz przekroczysz limit, nie możesz już powrócić do zwolnienia z kasy fiskalnej w kolejnych latach – obowiązek staje się trwały.

Istnieją również inne zwolnienia z obowiązku posiadania kasy – np. dla określonych rodzajów usług lub sposobu sprzedaży. W razie wątpliwości zawsze możesz zapytać biuro – pomożemy Ci ustalić, czy możesz z nich skorzystać.

Ewidencja sprzedaży – obowiązkowa, nawet bez kasy i bez VAT

Jeśli nie masz obowiązku kasy fiskalnej, i tak musisz prowadzić ewidencję sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Dotyczy to również przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT.

Taka ewidencja powinna zawierać m.in. datę sprzedaży i wartość dzienną obrotu. Może być prowadzona w zwykłym zeszycie, prostym arkuszu Excel lub w specjalnie przygotowanej książeczce ewidencji sprzedaży, które można kupić w sklepach papierniczych lub online.

Pamiętaj: dane z tej ewidencji muszą być regularnie przekazywane do biura rachunkowego – w każdym okresie rozliczeniowym (np. miesięcznie).

O tym musisz pamiętać

Obowiązek	Dotyczy	Co robić?
💳 Zapewnienie płatności bezgotówkowej	Tylko przy obowiązku kasy fiskalnej	Udostępnić terminal lub inny instrument płatniczy
🧾 Kasa fiskalna	Gdy przekroczysz limit lub sprzedajesz „obowiązkowe” towary/usługi	Zakupić i zainstalować kasę we właściwym terminie
📔 Ewidencja sprzedaży	Wszystkich bez kasy, także nievatowców	Prowadzić zapisy sprzedaży i przesyłać dane do biura

Prawidłowe prowadzenie ewidencji i stosowanie się do obowiązków płatniczych to nie tylko kwestia przepisów – to także element, który może uchronić Cię przed niepotrzebnymi karami przy kontroli. Masz wątpliwości, czy obowiązek Cię dotyczy? Skontaktuj się z naszym biurem – wspólnie to sprawdzimy!

Ulga na złe długi – pamiętaj o 90 dniach

W przepisach podatkowych istnieje możliwość skorzystania z tzw. ulgi na złe długi – czyli korekty podatku w sytuacji, gdy kontrahent nie zapłacił za towar lub usługę w terminie. Dotyczy to zarówno podatku VAT, jak i podatku dochodowego.

Kiedy można zastosować ulgę?

Jeśli od terminu płatności faktury minęło co najmniej 90 dni, a należność nadal nie została uregulowana:

w VAT: jako wierzyciel możesz zmniejszyć swój podatek należny, a jako dłużnik musisz skorygować VAT naliczony,
w podatku dochodowym (PIT/CIT): jako wierzyciel możesz wyłączyć nieopłaconą fakturę z przychodów, a jako dłużnik masz obowiązek wyłączyć niezapłacony koszt z KPiR lub ewidencji przychodów ryczałtowych.

Uwaga: przepisy nakładają obowiązek dokonania takich korekt – to nie jest fakultatywne.

A teraz najważniejsze: kto o tym pamięta?

👉 Przy prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów (KPiR) lub rozliczaniu ryczałtem NIE prowadzimy rozrachunków.
Oznacza to, że to Ty musisz śledzić, które faktury nie zostały zapłacone w terminie i informować nas o każdej sytuacji, w której od daty płatności minęło 90 dni.

Bez takiej informacji nie możemy zastosować ulgi, ani w VAT, ani w podatku dochodowym – a brak korekty może wiązać się z sankcjami podatkowymi.

Co należy zrobić?

✅ Monitoruj terminy płatności: zarówno te, które masz otrzymać, jak i te, które powinieneś uregulować.
✅ Poinformuj nas, jeśli termin zapłaty został przekroczony o 90 dni – zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupów.
✅ Zrób to niezwłocznie – najlepiej w miesiącu, w którym ten termin upływa.

Dlaczego to ważne?

Możesz zmniejszyć podatek VAT oraz dochodowy od niezapłaconej sprzedaży.
Unikniesz obowiązku korygowania rozliczeń po czasie (np. przy kontroli).
Obowiązek monitorowania uprawdopodobnionej nieściągalności dotyczy każdego podatnika – również tych rozliczających się ryczałtem.

Pamiętaj, że kontrola może przyjść nawet po kilku latach – dlatego warto mieć dokumentację na bieżąco. W razie wątpliwości – odezwij się do nas, pomożemy.

PKWiU – ważny element faktur przy ryczałcie

Jeśli jesteś opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, oznaczenie faktur kodem PKWiU bardzo ułatwia nam poprawne ustalenie stawki ryczałtu i zaksięgowanie Twoich przychodów.

Zachęcamy do podawania kodów PKWiU na fakturach, ale rozumiemy, że nie zawsze jest to możliwe. W takich przypadkach prosimy, abyś:

✅ samodzielnie określił stawkę ryczałtu,
✅ podał możliwie precyzyjny opis sprzedawanej usługi lub towaru.

🟡 Pamiętaj, że stawkę ryczałtu należy ustalać indywidualnie dla każdej transakcji. To nie jest tak, że raz ustalona stawka obowiązuje na zawsze. Nawet jedna faktura może obejmować kilka różnych usług lub towarów – i każda z tych pozycji może podlegać innej stawce.

Dlaczego to takie ważne?

➡️ Nieprawidłowe zastosowanie stawki ryczałtu może skutkować koniecznością korekt,
➡️ Odpowiedzialność za właściwą klasyfikację działalności zawsze leży po stronie podatnika,
➡️ Opisy typu „zgodnie z umową” nie wystarczają – musimy wiedzieć, co dokładnie było sprzedane lub wykonane.

W szczególnych sytuacjach możemy odstąpić od wymogu PKWiU, ale tylko wtedy, gdy opis na fakturze jest wystarczająco jasny i zawiera wskazaną stawkę.

Dzięki temu unikniemy pomyłek i nieporozumień – a Twoje księgi będą prowadzone sprawnie i bez zbędnych pytań.

Koszty uzyskania przychodów – definicja, odpowiedzialność i właściwy opis dokumentów

Każdy przedsiębiorca powinien znać podstawową zasadę obowiązującą w podatkach dochodowych: tylko prawidłowo udokumentowane i uzasadnione wydatki można ująć w kosztach uzyskania przychodów. W tym artykule przypominamy, czym są koszty uzyskania przychodów i jakie obowiązki w tym zakresie ciążą na podatniku, zwłaszcza jeśli współpracuje z biurem rachunkowym.

Co to są koszty uzyskania przychodów?

Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są wydatki ponoszone w celu:

uzyskania przychodów,
zachowania źródła przychodów,
lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Koszt nie może być wyłączony z kosztów podatkowych na mocy przepisów szczególnych – np. prywatne wydatki, kary, grzywny, koszty reprezentacji.

Odpowiedzialność podatnika za weryfikację dokumentów

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do samodzielnej oceny, czy wydatek odpowiada definicji kosztu podatkowego. Współpracując z biurem rachunkowym, podatnik oświadcza, że dostarczone dokumenty zostały przez niego sprawdzone pod kątem zgodności z ustawową definicją kosztów i że odzwierciedlają rzeczywiste potrzeby działalności.

Dlaczego sam opis faktury ma znaczenie?

Prawidłowy opis faktury ma kluczowe znaczenie dla zakwalifikowania wydatku do kosztów. Samo posiadanie faktury to za mało – z dokumentu (lub jego opisu) musi jasno wynikać, czego wydatek dotyczy i jaki ma związek z prowadzoną działalnością.

Przykłady:

Usługi budowlane – konieczne jest doprecyzowanie, czego dotyczyła usługa. Inaczej klasyfikujemy remont biura, a inaczej budowę nowej hali. Jeden wydatek będzie kosztem od razu, a drugi utworzy środek trwały i będzie podlegał amortyzacji.
Faktury z nazwą handlową (np. tylko symbolem lub nazwą modelu) – prosimy o dopisanie, co dokładnie zostało zakupione. Czy był to np. komputer, krzesło, drukarka, czy akumulator?
Wydatki samochodowe – każda faktura (np. za paliwo, serwis, części) powinna zawierać numer rejestracyjny pojazdu, którego dotyczy.
Telekomunikacja – do kosztów można zaliczyć tylko opłaty za numery wykorzystywane w działalności. Abonamenty prywatne, zwłaszcza członków rodziny, nie mogą stanowić kosztu.

Dokumentacja musi być kompletna

W razie wątpliwości co do przeznaczenia wydatku, biuro może zwrócić się z prośbą o dodatkowe informacje. Brak opisu lub niejasna treść faktury może skutkować:

odrzuceniem wydatku z kosztów,
koniecznością prowadzenia dodatkowych wyjaśnień przy kontroli,
opóźnieniem w rozliczeniu podatkowym.

Podsumowanie

Każdy wydatek ujmowany w kosztach musi mieć uzasadnienie ekonomiczne i podatkowe.
Podatnik jest odpowiedzialny za weryfikację i odpowiednie opisanie przekazywanych dokumentów.
Niejasne opisy, brak informacji o przeznaczeniu zakupu, brak numerów rejestracyjnych pojazdów czy ujęcie wydatków prywatnych jako firmowych – mogą skutkować błędami w rozliczeniach.
Warto od razu zadbać o właściwy opis i dokumentację, bo urząd skarbowy może zakwestionować koszt nawet po kilku latach – okres przedawnienia zobowiązania podatkowego wynosi 5 lat od końca roku, w którym należało zapłacić podatek. To oznacza, że kontrola może dotyczyć zdarzenia sprzed 6 lat.

Jeśli masz wątpliwości, czy dany wydatek może stanowić koszt podatkowy, albo nie wiesz, jak prawidłowo go opisać – skonsultuj się z naszym biurem rachunkowym. Chętnie pomożemy!

Spis z natury – obowiązek, który ma wpływ na Twój podatek

Prowadząc działalność gospodarczą i rozliczając się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), masz obowiązek sporządzenia spisu z natury, czyli tzw. remanentu. To nie jest jedynie formalność – brak remanentu uniemożliwia zamknięcie roku i przygotowanie rocznego zeznania podatkowego, a jego treść wpływa bezpośrednio na wysokość podatku.

Czym jest spis z natury?

Spis z natury to fizyczna inwentaryzacja towarów, materiałów, półproduktów, wyrobów gotowych i odpadów znajdujących się w firmie na konkretny dzień. Przeprowadza się go „z natury”, czyli poprzez ręczne przeliczenie faktycznych stanów magazynowych.

Kiedy trzeba sporządzić spis z natury?

Spis należy sporządzić m.in.:

na dzień rozpoczęcia działalności,
na koniec roku podatkowego (czyli 31 grudnia),
przy zmianie wspólnika lub właściciela,
przy likwidacji działalności,
w innych przypadkach wymaganych przez przepisy.

Najczęściej spotykaną sytuacją jest remanent roczny na dzień 31 grudnia.

Jakie elementy musi zawierać remanent?

Spis z natury powinien być sporządzony na papierze i zawierać:

datę sporządzenia,
nazwę każdego towaru lub materiału,
ilość i jednostkę miary,
cenę jednostkową zakupu netto (dla podatników VAT) lub brutto (dla nievatowców),
wartość ogólną (ilość × cena),
podpis właściciela oraz osoby odpowiedzialnej materialnie, jeśli taka została wyznaczona.

Nie wystarczy przesłać pliku Excel – remanent musi zostać wydrukowany i podpisany, aby mógł być uznany za dokument księgowy.

Jak wpływa na podatek?

Spis z natury wpływa bezpośrednio na wynik roczny, ponieważ zmienia wartość kosztów uzyskania przychodów w KPiR. Kluczowe jest nie to, czy zapasów jest „dużo” czy „mało”, ale różnica między wartością zapasów na początek i koniec roku.

Wzór:

Przychody – Koszty = Dochód
A koszty są korygowane o:

Remanent początkowy – Remanent końcowy

Jeśli remanent końcowy jest wyższy niż początkowy – dochód rośnie, bo więcej zostało w magazynie.
Jeśli remanent końcowy jest niższy – dochód maleje, bo więcej zostało zużyte lub sprzedane.

Termin i przekazanie do biura rachunkowego

Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca ma 14 dni od dnia zakończenia spisu, aby go wycenić i zakończyć jego sporządzanie. Dla sprawnego rozliczenia rocznego oczekuję, że remanent zostanie dostarczony najpóźniej razem z dokumentami za styczeń.

Pamiętaj – bez remanentu nie mogę sporządzić zeznania rocznego. Opóźnienie w jego przekazaniu skutkuje opóźnieniem w zamknięciu roku podatkowego.

Podsumowanie

Spis z natury to obowiązek prawny każdego, kto prowadzi KPiR.
Musi być sporządzony na papierze, wyceniony, podpisany przez właściciela i osobę materialnie odpowiedzialną.
Wycenę sporządza się w cenach zakupu: netto dla VAT-owców, brutto dla nievatowców.
Ma bezpośredni wpływ na wysokość podatku – decyduje zmiana stanu zapasów, nie ich ilość.
Dokument należy przekazać do biura wraz z dokumentami za styczeń – najpóźniej.