Czy samodzielne prowadzenie księgowości jednoosobowej działalności gospodarczej jest możliwe? Oczywiście, że tak. Potrafi być natomiast czaso- i pracochłonne. Jeśli interesuje Cię, jak prowadzić księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej, to tekst dla Ciebie. Poniżej piszę, na co zwrócić uwagę, prowadząc samodzielną księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej (jdg). Zachęcam do lektury.
Zanim założysz firmę…
Jesteś przedsiębiorcą prowadzącym już jednoosobową działalność gospodarczą czy dopiero planujesz ją założyć? Jeżeli jesteś przed jej rejestracją w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, zacznijmy od tego, że musisz m.in.:
- wybrać formę opodatkowania (skala podatkowa, podatek liniowy lub ryczałt ewidencjonowany) i – uzależniony także od niego – system ewidencji księgowej (podatkową księgę przychodów i rozchodów, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub pełną księgowość),
- podjąć decyzję co do rodzaju księgowości firmy,
- zastanowić się nad ubezpieczeniem ZUS,
- wybrać odpowiednie kody Polskiej Klasyfikacji Działalności,
- sprawdzić, czy musisz być VAT-owcem i – jeśli tak – sprawdzić wysokość stawki VAT, jaka Cię obowiązuje.
To tylko kilka kwestii związanych z prowadzeniem jednoosobowej działalności gospodarczej. W rzeczywistości, jest ich znacznie więcej, o czym regularnie piszę na naszym blogu biura rachunkowego MPR.
Samodzielne prowadzenie księgowości firmy (JDG) – najważniejsze informacje
Decydując się na samodzielne prowadzenie księgowości JDG, jesteś zobligowany do wykonywania wszystkich czynności, które w innym przypadku wykonują księgowe czy biura rachunkowe.
Z reguły, przedsiębiorcy prowadzący księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej, korzystają do tego celu z programów online, których nie brakuje w Sieci. Mimo jednak szeregu udogodnień, oferowanych przez programy tego typu, warto mieć świadomość, że nie prowadzą one księgowości „za Ciebie”. Ułatwiają wystawianie faktur czy rozliczanie podatków, ale nie wykonują pracy księgowej, której – nawet przy jednoosobowej działalności gospodarczej – nie brakuje.
Obowiązki księgowe w JDG – o czym trzeba pamiętać?
Pamiętaj, że – niezależnie od formy podatkowania – jako przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą masz obowiązki księgowe do wykonania.
Zaliczają się do nich m.in.:
- poprawne wystawianie faktur/rachunków,
- ewidencjonowanie przychodów i kosztów (lub – przy ryczałcie – tylko przychodów),
- składanie deklaracji VAT (jeśli jest się VAT-owcem) i ZUS,
- naliczanie miesięcznych/kwartalnych zaliczek PIT,
- opłacanie składek ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy,
- w określonych przypadkach: prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także ewidencji przebiegu pojazdu,
- przechowywanie dokumentacji księgowej (minimum 5 lat).
Trzeba także pamiętać o obowiązkach związanych z zamknięciem roku podatkowego. Wówczas należy dokonać rocznego: rozliczenia podatkowego (PIT) oraz rozliczenia składki zdrowotnej, sporządzić remanent (prowadząc księgowość na podstawie księgi przychodów i rozchodów) lub sprawozdanie finansowe (w przypadku pełnej księgowości).
Błędy najczęściej popełniane przez przedsiębiorców samodzielnie prowadzących księgowość JDG
Planujesz samodzielnie prowadzić księgowość swojej jednoosobowej działalności gospodarczej? Przeczytaj, jakie błędy najczęściej popełniają inni przedsiębiorcy.
Nieodpowiednie przechowywanie dokumentów
Nie każdy ma tego świadomość, ale dokumenty księgowe muszą być przechowywane w formie papierowej lub cyfrowej aż przez co najmniej 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli de facto 6 lat.
Dokumenty związane ze środkami trwałymi najlepiej natomiast przechowywać przez 6 lat od ich likwidacji.
Błędne wystawianie faktur
Nierzadko przedsiębiorcy wystawiają faktury z błędną numeracją (2 razy to samo oznaczenie albo brak ciąłości w oznaczeniach), złą stawką VAT czy bez kompletu danych.
Brak rozdziału wydatków firmowych i prywatnych
Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, niektórym trudno jest rozdzielić wydatki prywatne i firmowe. W efekcie, przedsiębiorcy mają problem z uwzględnianiem do rozliczeń realnych kosztów uzyskania przychodów.
„Robienie” księgowości nie na bieżąco
Nie masz czasu, żeby wprowadzać dokumenty od razu po ich otrzymaniu? Pamiętaj, że odwlekanie tego na koniec miesiąca czy kwartału rodzi (za) duże ryzyko popełnienia błędów. Przekonało się o tym już wielu przedsiębiorców.
Błędy w wysyłanych deklaracjach podatkowych oraz ZUS
Jednym z najczęściej występujących błędów przedsiębiorców prowadzących księgowość JDG samodzielnie są pomyłki w wysyłanych deklaracjach, wysyłki ich po terminie i – nierzadko – w złej formie.
Niektórzy unikają tych błędów, korzystając z platform, takich jak np. e-Deklaracje, ale nawet to nie daje gwarancji, że wszystko będzie bez zarzutu.
Brak wiedzy na temat zmian w przepisach
Księgowość jest dziedziną, w której często wiele zmienia się w krótkim czasie. Niedostosowanie się natomiast do nowych przepisów potrafi skutkować dotkliwymi karami.
Aby uniknąć problemów związanych z przeoczeniem zmian, warto śledzić aktualności Ministerstwa Finansów czy portale typu Money.pllub Infor.pl. Pytanie tylko, czy wszystko, co jest tam opublikowane, będzie poprawnie zrozumiałe?
Poza tym, żeby śledzić zmiany, trzeba mieć świadomość swoich praw i obowiązków. Należy znać przepisy i umieć je stosować. Wiedzieć, które wydatki można rozliczyć (i w jakim zakresie), w jakich terminach wykazać koszty i przychód, co jest obligatoryjne, a co tylko opcjonalne… Kwestii, w których trzeba się orientować, jest naprawdę wiele.
Co w przypadku błędnego prowadzenia księgowości jednoosobowej działalności gospodarczej?
Błędy w prowadzeniu księgowości JDG mogą – choć nie zawsze – skutkować poważnymi konsekwencjami. Zarówno przedsiębiorcy prowadzący księgowość w oparciu o księgę przychodów i rozchodów, jak i księgi rachunkowe, ponoszą odpowiedzialność za prawidłowość i kompletność rozliczeń.
Konsekwencje nieprawidłowości obejmują kary finansowe, odsetki tytułem nieuregulowanych zobowiązań na czas czy nawet postępowania karnoskarbowe.
Szukasz księgowości dla jednoosobowej działalności gospodarczej? Zapraszamy!
Prowadzisz księgowość samodzielnie i zajmuje Ci to stanowczo za dużo czasu i energii? A może chciałbyś oddelegować prowadzenie księgowości profesjonalistom, aby zyskać przestrzeń na to, co dla Ciebie najważniejsze w biznesie?
Niezależnie od motywacji, w każdym przypadku jako biuro rachunkowe MPR z Poznania możemy kompleksowo pomóc Ci w prowadzenie księgowości Twojej jednoosobowej działalności gospodarczej.
W ramach wsparcia księgowego dla JDG, oferujemy m.in.:
- prowadzenie księgowości w oparciu o KPiR, ewidencję przychodów ewidencjonowanych lub pełne księgo,
- prowadzenie rejestrów VAT oraz sporządzanie i wysyłkę plików JPK-VAT,
- terminowe wyliczanie składek ZUS, zgłaszanie i wyrejestrowanie z ubezpieczeń,
- kontakt z urzędem skarbowym i ZUS w sprawach Klientów,
- konsultacje księgowe.
Naszym Klientom oferujemy intuicyjną i prostą księgowość online – możliwość wysyłki dokumentów i kontrolowania księgowości firmy 24/7. W efekcie, zyskujesz ogrom czasu i niemal wszystko możesz załatwić online.
