Oszczędność czy bezpieczeństwo? Niepewność czy spokój? To tylko kilka dylematów towarzyszących przedsiębiorcom zastanawiającym się nad tym, co wybrać: samodzielne prowadzenie księgowości czy księgowość w biurze rachunkowym? Aby ułatwić Ci podjęcie decyzji, przygotowałam artykuł na temat zalet i wad obu rozwiązań. Mam nadzieję, że będzie to tekst, który utwierdzi Cię w przekonaniu, że wybrałeś najlepiej dla siebie i swojej firmy.
Samodzielne prowadzenie księgowości
Samodzielne prowadzenie księgowości przez przedsiębiorców nie jest wcale tak częstym zjawiskiem, jak mogłoby się wydawać. Mimo niezaprzeczalnych plusów, ma również znaczące minusy. Sprawdź, jak to wygląda z perspektywy księgowej z wieloletnim doświadczeniem w branży.
Zalety
Zdecydowanie największym plusem samodzielnego prowadzenia księgowości firmy są niższe koszty działalności. To pewne. Wiąże się z tym również jedna z głównych wad rozwiązania, o czym napiszę nieco niżej. Oprócz oszczędności, ma się z pewnością kontrolę nad dokumentami i finansami, ponieważ wszystko robi się samodzielnie. Do tego, nie trzeba czekać na kontakt ze strony księgowości w przypadku konieczności szybkiej reakcji.
Od razu trzeba też wspomnieć o tym, że prowadzenie księgowości samodzielnie niekoniecznie musi oznaczać “bez żadnej pomocy”. W końcu istnieje wiele programów, które ułatwiają dokonywanie rozliczeń.
Wady
Oprócz wcześniej wymienionych przeze mnie zalet, rozwiązanie to ma jednak także wiele wad. Zaliczają się do nich przede wszystkim konieczność znajomości przepisów i bycia na bieżąco ze zmianami w prawie, co potrafi być naprawdę trudne. Do tego, bez wsparcia – nawet na poziomie doradczym – istnieje duże ryzyko popełnienia błędu w prowadzonych księgach. Wiążą się z tym rzecz jasna dotkliwe kary.
Pamiętaj jeszcze o tym, że samo prowadzenie ksiąg, sporządzanie deklaracji czy kontakty z urzędami potrafią pochłaniać dużo czasu, który równie dobrze mógłbyś poświęcić na prowadzenie strategicznych działań w Twoim biznesie…
Prowadzenie działalności przez biuro rachunkowe
Skoro znasz już zalety i wady samodzielnego prowadzenia księgowości, pora na omówienie tematu współpracy z biurem rachunkowym.
Zalety
Podobnie jak wcześniej, tak i w tym przypadku zacznę od zalet rozwiązania. Uprzedzam – jest ich całkiem sporo.
Tym, co chyba najbardziej doceniają Klienci biur rachunkowych, jest odciążenie przedsiębiorcy. Nie chodzi tu jednak tylko o czas na rozwój biznesu, ale – przede wszystkim – odpowiedzialność księgowości za prawidłowe rozliczenia. W tym przypadku to biuro rachunkowe jest na bieżąco z przepisami prawa. To ono śledzi zmiany w regulacjach. Ty jesteś o tym jedynie informowany. Pamiętaj też, że z reguły biura rachunkowe świadczą więcej usług niż tylko prowadzenie księgowości. W związku z tym, możesz skorzystać także np. z doradztwa strategicznego, obsługi kadrowej czy płacowej. Śledzimy też limity (na VAT, na kasę fiskalną itp.).
Warto też pamiętać o kwestii oprogramowania. Przy niewielkiej skali działalności przedsiębiorcy często wystarczy prosty arkusz Excel czy nawet papierowe druczki do wystawiania faktur. W takiej sytuacji to biuro rachunkowe zajmuje się cyfryzacją dokumentów we własnych systemach. W przypadku większych firm konieczne bywa już korzystanie z programów do fakturowania, ale wciąż nie oznacza to potrzeby inwestowania w pełne oprogramowanie księgowe.
Tak jest obecnie, ale przypominam, że od 2026 roku wchodzi obowiązek wysyłki plików JPK z całymi księgami, czego nie da się już obsłużyć w Excelu. Biura rachunkowe nierzadko udostępniają swoim Klientom narzędzia do fakturowania (w przyszłości prawdopodobnie także z obsługą KSeF) i to często bez dodatkowych kosztów lub w cenie niższej niż rynkowa. To oznacza, że choć płacisz za księgową, oszczędzasz na oprogramowaniu.
Wady
Nikogo nie zdziwi z pewnością fakt, że dla wielu przedsiębiorców największą wadą prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe jest sam koszt abonamentu. Kilkaset czy nawet kilka tysięcy złotych – w końcu cena obsługi księgowej jest uzależniona od szeregu aspektów – mogą stanowić duży wydatek dla osób prowadzących firmy. Biorąc jednak pod uwagę koszty związane z potencjalnymi błędami w rozliczeniach, może się okazać, że to wciąż niewielka inwestycja. Wszystko zależy od punktu odniesienia.
Poza aspektem cenowym, wadami rozwiązania są ograniczona kontrola nad procesem prowadzenia księgowości oraz konieczność zaufania firmie i konkretnej księgowej, co wcale nie musi być proste.
Wybierz to, co najlepsze dla Twojego biznesu
Co w końcu wybrać – samodzielne prowadzenie księgowości czy księgowość w biurze rachunkowym? Nie ma tu jednej uniwersalnej odpowiedzi. Wybór zależy m.in. od skali biznesu, dostępnego czasu oraz gotowości do podejmowania ryzyka. Zawsze warto jednak pamiętać o tym, że prawidłowe rozliczenia to fundament bezpieczeństwa firmy i spokój przedsiębiorcy.Jeśli zdecydujesz się powierzyć księgowość biuru rachunkowemu, zapraszam do MPR Biuro Rachunkowe. Porozmawiajmy o Twoich potrzebach.
