KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur zdecydowanie zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur. Bądźmy szczerzy – to nie jest jedynie kosmetyczna zmiana. System stanie się centralnym miejscem ich tworzenia, przesyłania i przechowywania przez 10 lat. Jak działa KSeF, dlaczego jest tak istotny dla biznesu i kogo obowiązuje? W tekście zebrałam najważniejsze informacje dla przedsiębiorcy.
Jak działa Krajowy System e-Faktur?
Na początek najważniejsze: KSeF nie zastępuje programów księgowych ani fakturujących. To jedynie „zatwierdzacz” faktur i ich „archiwum”. Łącząc się z innymi strukturami podatkowymi (m.in. JPK_VAT czy JPK_MAG), tworzy spójny ekosystem danych.
Aby faktura trafiła do KSeF, trzeba przygotować ją w narzędziu cyfrowym. System nadaje jej numer ID i dopiero wtedy staje się fakturą. Jedynym właściwym dokumentem jest zapis elektroniczny XML w systemie. PDF lub wydruk to tylko wizualizacja, a nie faktura.
Kluczową (i rewolucyjną) zasadą jest to, że wysłanie faktury do KSeF równa się jej doręczeniu. Nabywca nie musi niczego potwierdzać. Jeżeli dokument nie trafi do KSeF, jest traktowany jako niewystawiony.
Warto też pamiętać, że po przesłaniu do KSeF dokument zostaje w systemie na stałe. Nie ma możliwości edycji czy wystawiania z datą wsteczną. To ogromna zmiana względem dotychczasowej praktyki.
Kogo dotyczy obowiązek KSeF?
KSeF dotyczy szerokiego grona podmiotów. Są to zarówno przedsiębiorcy (także ci zwolnieni z VAT), rolnicy, wynajmujący w ramach najmu prywatnego, szkoły, placówki medyczne, trzeci sektor, jak i spółdzielnie, wspólnoty czy kluby sportowe. Innymi słowy – wszyscy, którzy posługują się fakturami.
Wejście w życie KSeF jest natomiast podzielone na etapy.
Terminy uruchomienia KSeF
Pierwsi przedsiębiorcy są zobligowani przez prawo do korzystania z KSeF już od pierwszego lutego 2026 roku. To firmy z obrotami przekraczającymi 200 mln złotych. Pozostali – z drobnymi wyjątkami – będą podlegać KSeF-owi od początku kwietnia 2026 roku.
Ostatnia grupa podmiotów będzie musiała korzystać z KSeF od początku 2027 roku. Są to przedsiębiorcy o miesięcznej sprzedaży z faktur do 10 000 złotych.
Niezależnie od wcześniej wymienionych powyżej terminów, od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca musi odbierać w KSeF faktury zakupowe, jeżeli wystawca tam je umieścił. To oznacza, że nawet jeśli sam zacznie obowiązkowo wystawiać faktury dopiero od kwietnia, już od lutego musi zaglądać do KSeF i odbierać dokumenty. Większość z nas dostaje faktury od dużych dostawców, np. prądu, gazu czy telefonii komórkowej. Realnie obowiązek odbioru dotyczy więc prawie wszystkich od 1 lutego 2026 roku.
Dostępy i uprawnienia podmiotów w KSeF
Każdy podmiot ma w KSeF dwa zbiory danych: faktur otrzymanych oraz przez siebie wystawionych. Aby jednak z nich korzystać, musi mieć odpowiednie uprawnienia.
Istnieją ich dwa rodzaje: pierwotne (nadawane “automatycznie” przedsiębiorcy czy organizacji) oraz wtórne (nadawane np. biurom rachunkowym czy pracownikom podmiotu).
Uwierzytelnianie odbywa się kilkoma sposobami. Jest to możliwe poprzez profil zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowaną, token lub certyfikat KSeF.
Systemy księgowe a KSeF
Systemy księgowe od wejścia w życie KSeF nie przestaną być używane, a wręcz przeciwnie. Będą uzupełniać Krajowy System e-Faktur i usprawniać codzienną pracę.
Ich funkcjonalności pozwolą na:
- odbieranie faktur z KSeF,
- oznaczanie faktur kodami QR,
- kompletowanie dokumentów z wielu źródeł,
- eliminację duplikatów,
- akceptację kosztów i płatności,
- wyjaśnianie wątpliwości merytorycznych.
Po stronie przedsiębiorcy pozostaje obowiązek merytorycznej akceptacji faktur (czy to jego faktura, czy kwoty są zgodne z zamówieniem itp.). Biuro rachunkowe zaksięguje dokument dopiero po tej akceptacji.
Od wejścia w życie KSeF nie można już wystawiać faktur w Excelu czy długopisem na kartce. Pozostaje korzystanie z narzędzi cyfrowych. Owszem, ministerstwo daje darmową Aplikację Podatnika, ale jej funkcjonalność jest bardzo ograniczona. Dla większości firm będzie to zbyt mało, żeby pracować sprawnie. Dlatego też w naszym biurze rachunkowym MPR, wychodząc naprzeciw potrzebom Klientów, udostępnimy bezpłatnie narzędzia do wysyłki i odbioru faktur.
Jak wejść w KSeF bez chaosu?
Jeżeli i Ciebie już wkrótce czeka KSeF, najważniejsze, żeby wprowadzić tę zmianę bez chaosu, z dobrym planem.
Warto zacząć od pełnego zrozumienia zasad i terminów, zaplanować procesy i odpowiedzialności w ramach swojej organizacji (i – jeżeli korzystasz – firm zewnętrznych) oraz wprowadzić narzędzia, które ułatwią Ci cały proces.
Kwestia obiegu dokumentów w nowym procesie jest w tym przypadku kluczowa. Jeżeli potrzebujesz w tym zakresie wsparcia profesjonalistów, zapraszamy do biura rachunkowego MPR. Działamy sprawnie, zgodnie z prawem i jesteśmy w pełni przygotowani do wdrożenia KSeF.
