Każdy przedsiębiorca powinien znać podstawową zasadę obowiązującą w podatkach dochodowych: tylko prawidłowo udokumentowane i uzasadnione wydatki można ująć w kosztach uzyskania przychodów. W tym artykule przypominamy, czym są koszty uzyskania przychodów i jakie obowiązki w tym zakresie ciążą na podatniku, zwłaszcza jeśli współpracuje z biurem rachunkowym.
Co to są koszty uzyskania przychodów?
Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są wydatki ponoszone w celu:
- uzyskania przychodów,
- zachowania źródła przychodów,
- lub zabezpieczenia źródła przychodów.
Koszt nie może być wyłączony z kosztów podatkowych na mocy przepisów szczególnych – np. prywatne wydatki, kary, grzywny, koszty reprezentacji.
Odpowiedzialność podatnika za weryfikację dokumentów
Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do samodzielnej oceny, czy wydatek odpowiada definicji kosztu podatkowego. Współpracując z biurem rachunkowym, podatnik oświadcza, że dostarczone dokumenty zostały przez niego sprawdzone pod kątem zgodności z ustawową definicją kosztów i że odzwierciedlają rzeczywiste potrzeby działalności.
Dlaczego sam opis faktury ma znaczenie?
Prawidłowy opis faktury ma kluczowe znaczenie dla zakwalifikowania wydatku do kosztów. Samo posiadanie faktury to za mało – z dokumentu (lub jego opisu) musi jasno wynikać, czego wydatek dotyczy i jaki ma związek z prowadzoną działalnością.
Przykłady:
- Usługi budowlane – konieczne jest doprecyzowanie, czego dotyczyła usługa. Inaczej klasyfikujemy remont biura, a inaczej budowę nowej hali. Jeden wydatek będzie kosztem od razu, a drugi utworzy środek trwały i będzie podlegał amortyzacji.
- Faktury z nazwą handlową (np. tylko symbolem lub nazwą modelu) – prosimy o dopisanie, co dokładnie zostało zakupione. Czy był to np. komputer, krzesło, drukarka, czy akumulator?
- Wydatki samochodowe – każda faktura (np. za paliwo, serwis, części) powinna zawierać numer rejestracyjny pojazdu, którego dotyczy.
- Telekomunikacja – do kosztów można zaliczyć tylko opłaty za numery wykorzystywane w działalności. Abonamenty prywatne, zwłaszcza członków rodziny, nie mogą stanowić kosztu.
Dokumentacja musi być kompletna
W razie wątpliwości co do przeznaczenia wydatku, biuro może zwrócić się z prośbą o dodatkowe informacje. Brak opisu lub niejasna treść faktury może skutkować:
- odrzuceniem wydatku z kosztów,
- koniecznością prowadzenia dodatkowych wyjaśnień przy kontroli,
- opóźnieniem w rozliczeniu podatkowym.
Koszty uzyskania przychodów – o tym trzeba pamiętać
Pamiętaj, że każdy wydatek ujmowany w kosztach musi mieć uzasadnienie ekonomiczne i podatkowe. Podatnik jest odpowiedzialny za weryfikację i odpowiednie opisanie przekazywanych dokumentów.
Niejasne opisy, brak informacji o przeznaczeniu zakupu, brak numerów rejestracyjnych pojazdów czy ujęcie wydatków prywatnych jako firmowych mogą skutkować błędami w rozliczeniach. Warto od razu zadbać o właściwy opis i dokumentację, bo urząd skarbowy może zakwestionować koszt nawet po kilku latach – okres przedawnienia zobowiązania podatkowego wynosi 5 lat od końca roku, w którym należało zapłacić podatek. To oznacza, że kontrola może dotyczyć zdarzenia sprzed 6 lat.
Masz wątpliwości, czy dany wydatek może stanowić koszt podatkowy, albo nie wiesz, jak prawidłowo go opisać? Skonsultuj się z naszym biurem rachunkowym. Chętnie pomożemy!
