Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur jest wdrażany etapami od 2026 roku, ale 1 stycznia 2027 r. kończy się okres przejściowy przewidziany dla części przedsiębiorców. To ważna data nie tylko dla najmniejszych firm. Od nowego roku zmienią się również zasady dotyczące faktur wystawianych przy użyciu kas fiskalnych, paragonów z NIP, oznaczania płatności oraz sankcji za niedopełnienie obowiązków związanych z KSeF. Co dokładnie oznacza KSeF od 2027 roku i na co warto przygotować się jeszcze przed końcem 2026 r.? W tekście przygotowanym przez biuro rachunkowe MPR z Poznania wyjaśniamy, jakie zmiany w KSeF wejdą w życie od 2027 roku i co oznaczają dla przedsiębiorców.
KSeF od 2027 roku także dla najmniejszych przedsiębiorców
Obowiązek korzystania z KSeF jest wdrażany etapami. Od 1 lutego 2026 r. objął największych przedsiębiorców, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałe firmy. Jednocześnie do końca 2026 r. obowiązuje uproszczenie dla najmniejszych przedsiębiorców.
Jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem, udokumentowana fakturami podlegającymi obowiązkowemu KSeF, nie przekracza w danym miesiącu 10 000 zł, przedsiębiorca może jeszcze wystawiać je poza systemem, w formie papierowej lub elektronicznej.
Od 1 stycznia 2027 r. to ułatwienie znika. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie więc również przedsiębiorców korzystających dotychczas z limitu 10 000 zł miesięcznie. Warto pamiętać, że obowiązek odbierania faktur przez KSeF funkcjonuje już od 1 lutego 2026 r.
Faktury do sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej od 2027 roku
Do 31 grudnia 2026 r. faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących mogą funkcjonować poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 r., jeżeli do sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej będzie wystawiana faktura dla podatnika, co do zasady trzeba będzie wystawić ją w KSeF.
W praktyce oznacza to ujednolicenie zasad. Dziś przedsiębiorca może otrzymać u jednego sprzedawcy fakturę przez KSeF, a u innego dokument wystawiony z kasy fiskalnej poza systemem. Od 2027 r. ten okres przejściowy się kończy.
Paragon z NIP nie będzie już fakturą uproszczoną
Zmiany obejmą również paragony z NIP nabywcy do kwoty 450 zł lub 100 euro.
Do końca 2026 r. taki paragon może być uznawany za fakturę uproszczoną. Od 1 stycznia 2027 r. nadal będzie można wystawić paragon fiskalny z NIP, ale nie będzie on już miał statusu faktury uproszczonej.
Jeżeli przedsiębiorca będzie potrzebował faktury dokumentującej zakup firmowy, sam paragon z NIP nie wystarczy. Konieczne będzie uzyskanie od sprzedawcy odrębnej faktury, która w przypadku transakcji objętej obowiązkowym e-fakturowaniem zostanie wystawiona w KSeF.
Numer KSeF w przelewie od 2027 roku
Od 1 stycznia 2027 r. zacznie obowiązywać odroczony wcześniej obowiązek podawania numeru KSeF przy określonych płatnościach.
Dotyczy on nabywcy będącego czynnym podatnikiem VAT, który płaci za fakturę ustrukturyzowaną innemu czynnemu podatnikowi VAT za pomocą przelewu lub innego instrumentu płatniczego pozwalającego podać tytuł transferu.
Przy płatności za pojedynczą fakturę trzeba będzie podać jej numer KSeF. Jeśli jeden przelew obejmuje kilka faktur, możliwe będzie użycie zbiorczego identyfikatora wygenerowanego w KSeF. Obowiązek obejmie również płatności realizowane w mechanizmie podzielonej płatności.
Nie oznacza to, że numer KSeF trzeba będzie wpisywać przy każdej płatności. Warto jednak sprawdzić, czy wykorzystywany w firmie system i sposób przygotowywania przelewów pozwolą prawidłowo obsłużyć nowy obowiązek.
Od 2027 roku kończy się okres bez sankcji za KSeF
Rok 2026 jest okresem ochronnym. Za naruszenia dotyczące obowiązków związanych z KSeF popełnione w 2026 r. nie są nakładane administracyjne kary pieniężne przewidziane w ustawie o VAT.
Od 1 stycznia 2027 r. to się zmieni. Naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć karę m.in. w przypadku niewystawienia faktury w KSeF mimo takiego obowiązku albo nieprzesłania w terminie do systemu faktury wystawionej w odpowiednim trybie offline.
Kara może wynieść do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku do 18,7% kwoty należności ogółem. Nie oznacza to automatycznej kary za każdą pomyłkę. Pokazuje jednak, że od 2027 r. poprawna organizacja procesu fakturowania będzie jeszcze ważniejsza.
KSeF 2027. Co warto sprawdzić jeszcze w 2026 roku?
Jeżeli firma korzysta już z KSeF, początek 2027 r. nie oznacza wdrażania systemu od zera. Warto jednak sprawdzić, czy procesy są przygotowane na zakończenie okresu przejściowego.
Szczególnie istotne jest zweryfikowanie sposobu wystawiania faktur z kas fiskalnych, procedury dotyczącej zakupów dokumentowanych dotychczas paragonami z NIP, obsługi numerów KSeF przy przelewach oraz uprawnień osób odpowiedzialnych za faktury.
Najmniejsi przedsiębiorcy, którzy w 2026 r. korzystają z limitu 10 000 zł miesięcznie, powinni dodatkowo zadbać o narzędzie umożliwiające wystawianie faktur w KSeF i ustalić, kto będzie obsługiwał system.
KSeF od 2027 roku to ostatni etap wdrożenia
Wraz z początkiem 2027 roku kończy się kilka ważnych uproszczeń obowiązujących dotychczas w KSeF. KSeF obejmie także najmniejsze firmy, zmienią się zasady dotyczące faktur z kas rejestrujących i paragonów z NIP, pojawi się obowiązek wskazywania numeru KSeF przy określonych płatnościach, a przepisy dotyczące sankcji zaczną być stosowane.
Dlatego nawet jeśli firma korzysta z KSeF już dziś, warto wykorzystać ostatnie miesiące 2026 r. na sprawdzenie, czy fakturowanie, płatności i obieg dokumentów są gotowe na zasady obowiązujące od 1 stycznia 2027 r.
Przygotuj swoją firmę na KSeF od 2027 roku z MPR
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest prawidłowo przygotowana do zmian w KSeF od 2027 roku, nie musisz analizować wszystkich przepisów samodzielnie. W MPR pomagamy przedsiębiorcom uporządkować księgowość, obieg dokumentów i codzienne obowiązki związane z rozliczeniami.
Jeśli szukasz biura rachunkowego, które nie tylko księguje dokumenty, ale również informuje o zmianach i pomaga się do nich przygotować, skontaktuj się z nami. Sprawdzimy, jak możemy wesprzeć Twoją firmę.
